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3个基本管理技巧将每天为您节省一个小时

- March 29, 2016 4

我每天都看到很多客户,他们在他们所做的事情上令人惊讶,但比他们应该是的,因为他们没有基本的管理工具到位。想象一下,如果你可以获得多少收入 每天节省一小时 on your admin?

我正在分享这三个快速的基本管理员提示,因为我知道你是否把它们放在适当位置,(并实际使用它们!),你肯定不仅每天节省一小时,而且还有很多挫折感。


来源: 按照自己的方式工作 Flying Solo’逐步课程。 查看更多 .

1.获得结构化的数字归档

我无法告诉您有多少企业所有者认为在桌面上具有随机文件,保存到其本地计算机驱动器或在随机命名的文件夹中保存是可以的。你把你的所有纸张文件,账单等都填写到抽屉里,忘了他们吗? (如果你这样做 - 你可能想现在停止阅读。)

我知道你可能会思考它’每台计算机都有一个搜索功能吗?事情是,每次必须搜索您浪费几分钟的文档。那些分钟快速加快。

以逻辑方式使您的在线文件以逻辑方式结构,它不仅可以节省您的时间,而且在招聘工作人员或某些离岸帮助时也是如此。然后它会变得非常宝贵。

作为一开始 - 这是一个示例结构

基本管理提示 - 数字备案

在这些文件夹中,将对您的业务有意义的子文件夹。作为一个例子 - 这是我的营销子文件夹:

基本管理技巧 - 营销子文件夹

但是,您决定以逻辑方式构建文件夹,这使得对您的业务有意义,然后确保清楚地命名它们。

最后,实际上使用文件夹。但是,诱惑可能是要快速将文档保存到桌面 - 不要。你只是浪费自己的时间。

2.最小化您的收件箱

argh - 这个杀了我。大多数企业所有者在他们的盒子里有超过1000封电子邮件。我知道,疯了,我甚至遇到了超过10,000的人!

企业主并由(再次)表示他们使用他们搜索功能来查找他们想要的东西。是的我明白。除了每次打开电子邮件时’通过这些消息进行扫描并每次浪费几分钟。当您搜索电子邮件时,需要在10-30秒之间找到。每天只做几次,你将在一周内减掉一小时。这是一小时的收入!

我并不暗示每个人都得到他们的 收件箱到零 然而,使用这两个提示将大大减少您在那里浪费的时间:

提示1:操作,文件,删除。

当您阅读电子邮件时,请勿扫描并思考 - “我稍后会这样做”,您只需重复您已经完成的内容。相反,你需要:

  1. 行动 - 如果任务需要比您完成的时间更多,请将其放在框中的“action”文件夹中,以稍后查看和操作。
  2. 文件 –如果需要电子邮件供参考,请将其保存在逻辑位置。保存到您的客户端文件夹,收据文件夹等
  3. 删除 –如果您不需要它:删除。我知道这对某些人有点不舒服,但将其视为垃圾邮件。我猜你没有装满房地产小册子或折扣披萨优惠券的抽屉 - 你呢?

提示2:获得垃圾电子邮件地址

我从来没有,我的意思是 绝不 ,请注册我的商业电子邮件地址的任何内容。如果我这样做,我每天都会得到50个促销电子邮件,我根本没有时间或将扫描并删除它们。如果我正在注册我感兴趣的东西并想读取我使用单独的Gmail地址。然后,当我在沙发上时,我会闲暇回顾,但它不会分散我工作日的注意力。我还有另一个电子邮件地址,我为'junk'使用。它可能是一个用于新应用程序的试用订阅或我想作为一个关注的东西。使用此地址意味着我仍然可以访问,但不必查看任何营销消息。忏悔:此“垃圾”电子邮件在收件箱中有超过1,000。因为我不需要访问它,但它不用担心我。它确实告诉我,虽然是我避免的多少营销信息!

3.开发模板

您可能有一些基本模板到位:与您的业务标题的单词文件,也许是客户咨询表格。但是,其他一切呢?

  • 业务概览电子邮件初始查询?
  • 确认预约电子邮件?
  • 很高兴见到你的电子邮件?
  • 推荐和 推荐请求?
  • 社交媒体日历模板?
  • 预先客户交付清单模板?
  • 客户报告模板?

我可以继续。这一点是与您的客户写入的通信,其他人从来都不是100%独特的。始终包含常见的短语和段落。在模板中拥有大部分通信,然后自定义个人对话的模板将为您节省大量时间,并确保小事不会忘记。

所以你走了 - 你可以做的三个非常简单的事情来削减你的管理时间。它们都快速且易于设置,我保证每天至少省一小时。

得到了任何其他节省时间的基本管理技巧?在下面的评论中分享它们。

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