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撰写良好咨询报告的7个基本规则

- May 22, 2018 5

作为顾问,您的声誉将依赖于报告的质量。因为即使您在项目的每个其他方面做得好,因为如果您未能提供出色的报告,您的客户最终会不满意。

报告是该项目唯一有形的遗产,因此您希望传统成为一个积极的遗产,而是加强,而不是减少您的声誉。

我现在又一次地见到了某人在我的工作过程中,“ 哦,是的,你是哈克特报告的作者“。  我不确定有多少“哈克特报告”在那里,但这是一个公平的数字。虽然他们并没有总是以最好的光线显示一个组织,但我相信它们都是很好的写作,并在其建议方面为客户提供了价值。

当您从就业转入咨询时,从头划线写出项目报告并不一定是您之前将完成的。作为公共部门顾问的写作与写作与公共部门员工有关,因此您需要放弃以前的习惯。

多年来,我听到了许多关于顾问产生的报告,以至于他们非常不满意。最糟糕的情景是一个客户,他们不得不从事另一个顾问来完全重新工作报告。无论他们返回原始顾问的编辑,无论他们都在划伤,否则无法释放,没有抛光。弄清楚客户有多可能重新聘请顾问或将他们推荐给同事,这并没有太多的想象力。

因此,风险在您的危险中产生糟糕的报告 - 用我的最高提示磨练您的技能,以便编写咨询报告。

撰写咨询报告的7个基本规则

好报告不’t ‘just happen’。他们用技巧和护理制作。以下是我在编写咨询报告时坚持的七个基本规则。

1.它为客户的问题提供了答案

似乎如此明显,但客户来到你的问题[或一系列问题]你被任务找到了解决方案。我见过太多的报告,忘记这些问题应该是中央焦点。不要失望 - 确保您的报告清楚地指定了这些问题,概述了与这些问题有关的调查结果,并为您的客户提供了一些明智的答案。

它有一个逻辑流动

该报告应该讲述一个故事,就像所有好故事一样,它需要逻辑上流动,并在旅程中乘坐读者。该旅程从上下文开始,继续识别问题,然后提供您的调查结果,最后您的建议解决方案。 [请参阅逻辑报告结构的下一节]。

它与报告的目标受众交谈

当您正在编写报告时,很容易忘记客户端不太可能与报告的受众相同。您需要找到一种不仅向您的客户发言的方式,而且还要展示可能包括内部和外部利益相关者的更广泛的受众。当你写作时,诀窍不是假设太多或太少的知识。

它包括具体的建议

在一天结束时,这一切都归结为您的建议。该项目一直在解决客户的一系列问题,并没有建议的报告肯定会缺乏他们的期望。

这考虑了政治敏感性。

这是公共部门报告写作的关键方面。因为无论你与那里的政府部门为什么,对社区的表现非常感兴趣,对政府的高度争议,对地面提供服务的组织构成潜在风险。您需要以考虑任何此类问题的方式编写报告,以便最大限度地降低客户的任何潜在风险。

这是简洁的,并用简单的英语写

如果您刚刚从公共部门纳入咨询,您可能会带来一些不会为您服务的写作习惯。官僚主义语言和狼獾的使用可能在政府中占上风,而是作为顾问,你应该摆脱这些倾向。使用短句和简短的段落。只要你说它,就会简单地写下东西,不要诱惑蜡抒情。

它使用中性和无偏的音调

我在这里强调了“基调”一词。我肯定没有建议你的报告内容应该是中立的和无偏的 - 相反;你应该说,'提供坦率和无所畏惧的建议 ’。但就报告的整体基调而言,它必须避免使用加载或情感语言。

我的报告结构/模板

许多新顾问与如何构建完整的咨询报告斗争。为了帮助逻辑顺序,这是我报告模板中的六个部分。为您的下一个报告复制此结构,以及您’ll在正确的轨道上。

  • 执行摘要 [完整摘要的总体调查结果和建议列表]
  • 介绍和背景 [政策和运营背景下,项目的推动力,咨询方案条款(TOR)和项目方法]
  • 事实/上下文信息 [例如。服务模式,人员配置文件,活动数据]
  • 发现 [你的诊断,你对tor的发现是什么
  • 建议[您建议客户采取的操作]
  • 附录

塑造建议的顶级提示

在开发建议时,您正在进行最后一层分析,以弄清楚客户端的“下一步”。建议需要是:

  • 可操作 - 他们必须告知客户到底 - 需要采取哪些步骤。
  • 具体的 - 模糊或含糊不清的建议并不有用;更具体,更详细越好。

例如,而不是推荐:

治理机制得到改善

试一试:

该服务的治理得到了:

  • 向所有董事会成员提供年度归纳和培训
  • 根据现行立法要求修订采购政策。

第一个只是模糊而且没有帮助 - 第二个讲述了客户准确需要采取的行动。

  • 可实现/可行– 在塑造建议时,不要达到天空并推荐您的最终理想解决方案。因为包括无法达到的建议的报告很可能坐在货架上聚集灰尘。您已在组织中工作,因此您了解实现变革的复杂性。需要什么是测量和考虑的过程,因此,确保您的建议不是天空中的馅饼,但可为您的客户提供可实现的。
  • 与客户进行可接受性测试– 在您在报告中包含建议之前,请先将Waters与客户端测试。讨论这些发现和规范的可能建议,并根据他们的位置以及它们具有能源的能力,这是可能为客户工作的可能性建议。请记住,总是有一个以上的山地。

关于准备执行摘要的建议

经常,作家认为执行摘要作为事后的经文–只是一个快速摘要。但随着我们都知道的,在许多情况下,这是 只有一份报告的部分将全面阅读。所以’是报告的一个极其重要的组成部分,您需要花时间塑造它以确保它通过了'如果这是唯一一个高级人员读取的部分,它是否包括基本密钥消息和信息'

这是我的建议:

  • 确保执行摘要讲述了缩短版本 所有的
  • 注意逻辑流量 - 同样的事情适用于完整的报告,因为执行摘要必须从上下文到解决解决方案的问题。
  • 只提供总体调查结果。您的报告的正文应该概述您的发现的“证据”。但在执行摘要中,留下细节,只需在找到的内容中包含大局。
  • 包括建议。如果这是唯一某人读取的部分,您肯定希望他们了解您向客户推荐的操作。

如果您已将公共部门就业换成公共部门咨询,请不要只是假设您已经有报告写作技巧。相反,投资于发展这些技能。由于生产子标准报告将损害您的声誉,并可能妥协您作为顾问的成功。