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技术

如何记住所有密码

尽管对某些人来说显而易见,但是在过去的几年中,我从事软件咨询工作,但我已经看到一些小型到大型企业以数十年来的相同方式管理数据。随着时间的推移,他们在使用这些方法时会遇到一些问题,例如数据丢失,花费的额外时间,手动重复任务等等。这是我可以数字化流程的六种最简单(和免费)的方法,可以使您的职业和个人生活变得更加轻松。这些工具由我们亲自使用,每天为我们提供帮助。

您是否与团队共享Excel工作表,并且有多个副本,其名称如下:

  • 总结报告
  • 最终报告副本
  • 真正的最终报告
  • 报告v1
  • 报告v1更新

我们曾经也这样操作过(谁还没有在某个阶段?),但是后来更改了云,这使许多团队成员可以同时在同一文档上进行协作,轻松地查看文档并发表评论,最重要的是,要保存其中所有文件版本的历史记录 走ogle表格 (您可以使用 Office 365),这样您就无需保留同一文件的副本。这两个选项还保存文件的修订历史记录,因此您可以看到同一文件的旧版本。

您是否在上面贴了便笺或随机写有密码(或其他重要凭证)的纸?

我们也这样做,但是随后更改了基于云的密码管理工具,例如 最后通行证 要么 1密码 管理我们的密码。现在,我们只需要记住一个主密码,就可以通过在每个站点上使用不同的密码以及可以为我们填写详细信息的工具来获得增强的安全性。如果您需要更新密码,它将为团队中的每个人更新。诸如此类的工具也可以为您生成安全密码,从而避免在各个网站之间共享相同的密码,从而提高工作场所帐户的安全性。

您是否需要不断补充打印的表格以填写表格? 

您是否在公司内使用印刷表格?您是否将它们用于销售表格,客户服务,事件,报价等?

您在归档,打印或整理文件时遇到麻烦吗?然后,为什么不转到在线表单并集中化数据捕获和表单管理呢?

将此手动流程转换为数字流程非常容易,并可以看到即时的收益和投资回报。使用这些表格可以节省手动数据处理和输入的时间,因为它们可以集成到其他平台中。所有数据都存储在中央位置,以便轻松搜索,整理和可能的分析报告。

一个非常简单的方法是使用 走ogle表格 或更多高级功能。有关表单的更多样式,请查看 类型表格 要么 Zoho形式.

您和您的同事有很多手写笔记分布在多个地方吗?

数字化流程并节省数据输入时间的另一种快速方法是将您的笔记记录在笔记应用程序中,然后可以在团队中进行搜索和共享。这也意味着您永远不会在家里或工作场所留下便条纸,因为它总是在您需要的地方。另一个好处是消除了难以阅读的笔迹,而其他人可能很难阅读!我不知道有多少次将咖啡洒到笔记上,并且无法再阅读其中的一些笔记。一些很好的例子是 OneNote印象笔记和 走ogle Keep.

您是否在电话或应答电子邮件上花费大量时间进行真正的基本业务查询?

节省一些初始客户服务时间并让您的员工执行更多高价值任务的另一种好方法是实施 聊天机器人 帮助解决基本问题或处理最初的支持查询。这样可以节省员工打来的电话和电子邮件的时间。

您可以设置一个非常基本的 聊天机器人 很快(花了我们大约一个小时)就提供了联系方式,支持票务服务和新闻通讯注册。

在此处查看有关如何轻松设置以及5种有用的使用方式的文章: //aerion.com.au/2019/07/04/5-ways-chatbots-can-help-your-business/

您是否在办公桌侧面的纸上或记事本中保留待办事项清单? (放错地方了吗?)

数字化流程并获得更高效率的另一种方法是移至任务管理或待办事项平台。

如果您只是一个简单的待办事项清单, 渡渡鸟 允许您安排和创建待办事项,以便在所有设备上进行同步,因此您永远不会迷路。付费版本提供额外的功能。

如果要管理一个由多个人执行特定任务的工作流,则  吉拉 or 特雷洛 非常适合。我们用 吉拉 每天来管理我们的开发流程(对于某些业务来说可能太复杂了,但是可以根据您的流程进行极度定制)。

吉拉 和 特雷洛 两者都具有管理工作流和在“桌面”视图中显示任务的功能,使您可以查看任务并跟踪其状态和进度,还可以添加子任务并在这些任务中添加注释。

这些只是我最喜欢的轻松数字化和改进流程的方法。你还有其他人吗?在评论中让我知道您是否可以数字化处理效率低下或基于纸张的流程。我想知道更多关于数字化如何帮助您的信息。

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